Delavec ali delavka (v nadaljnjem besedilu: delavec) je vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Kot delavec se v smislu ZEPDSV šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.

Vodenje evidence delovnega časa je obvezno tudi za vse študente in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe. Pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces delodajalca ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti delodajalca. Vodenje evidenc tako velja tudi za ekonomsko odvisne osebe. To so samozaposlene osebe, ki na podlagi pogodbe civilnega prava, osebno, za plačilo, samostojno in dlje časa opravljajo delo v okoliščinah ekonomske odvisnosti ter same ne zaposlujejo delavcev. Ekonomska odvisnost pomeni, da oseba najmanj 80 odstotkov svojih letnih dohodkov pridobi od istega naročnika (213. člen Zakona o delovnih razmerjih  - ZDR-1).

Delodajalec, dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Naknadna sprememba podatkov iz (elektronske) evidence mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe. Navedeno pomeni, da mora v primeru vodenja elektronske evidence o izrabi delovnega časa, že programska rešitev upoštevati, da so vse naknadne spremembe evidence jasno vidne in tudi morebiti opremljene s kratko obrazložitvijo – komentarjem zakaj je prišlo do naknadne spremembe oz. popravka.

S sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi se za posameznega delavca začne voditi evidenca o izrabi delovnega časa. Preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Navedeno pomeni, da se evidence o izrabi delovnega časa ne smejo uničiti, niti v primeru prenehanja delodajalca. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije. Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

Novost zaradi katere se je tresla gora rodila pa miš je 19.a člen ZEPDSV, ki določa, da bo lahko nadzorni organ v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas (prekrške iz 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točke prvega odstavka 217.a člena v povezavi s prvim, drugim ali tretjim odstavkom 217.a člena ZDR-1, ali  prekrške iz prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV), delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence delovnega časa bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, katerim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb glede delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena ZEPDSV se uporablja za prekrške, storjene po 20. 5. 2023. Delodajalec, ki mu je izrečena globa, mora začeti voditi elektronsko evidenco o izrabi delovnega časa v treh mesecih po pravnomočnosti odločbe. Delodajalcem, ki jim ni izrečena globa po ZEPDSV, se ne nalaga obveznega elektronskega vodenja evidenc. Možno pa je, da se delodajalci prostovoljno odločijo za sistem elektronskega vodenja evidenc.

Vodenje elektronske evidence o izrabi delovnega časa je zagotovo povezano s stroški vzpostavitve in vzdrževanja sistema elektronskega vodenja evidence delovnega časa, kar lahko za podjetnike, mikro in majhna podjetja pomeni nesorazmerne dodatne stroške. Problematično se utegne izkazati tudi terensko delo, ko se delavci na delo odpravijo direktno na teren in delo od doma, ko so delavci brez fizične možnosti dostopa do naprave za evidentiranje izrabe delovnega časa.[1] Verjamem sicer, da so rešitve informacijske tehnologije evidentiranja izrabe delovnega časa že na takšni stopnji, da se delavci lahko evidentirajo tudi s pomočjo mobilnega telefona od kjerkoli imajo dostop do spleta, pa vendar je to ponovno (verjetno dražja) rešitev, ki vsakemu delodajalcu ni dostopna. Prav tako navedena rešitev pomeni, da mora delavec imeti možnost dostopa do spleta in v uporabi »pametni telefon«, ki podpira aplikacijo evidentiranja delovnega časa, ki jo zagotavlja delodajalec. Vsaj za slednje si ne bi upal trditi, da ga ima prav vsak slehernik v Sloveniji. Po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije je mobilni telefon v letu 2020 v Sloveniji res uporabljalo 97 % uporabnikov starih med 16 in 74 let, vendar od tega pametni telefon le 81 % uporabnikov mobilnega telefona.[2] Zagotovitev pametnega telefona delavcu s strani delodajalca pomeni strošek. Zagotovo pa ni mogoče (ni podlage), da delodajalec od delavca zahteva, da si zagotovi pametni telefon, ki bo podpiral rešitev,[3] ki jo uporablja delodajalec za vodenje evidence izrabe delovnega časa.

Predlog za elektronsko vodenje evidence delovnega časa lahko delodajalcu podajo tudi delavci, in sicer preko sindikata ali sveta delavcev oziroma delavskega zaupnika. Delodajalčeva dolžnost je, da se do predloga opredeli v roku 30 dni od prejema take zahteve. Če predlog delodajalec zavrne, mora podati pisno utemeljitev in o zavrnitvi obvestiti Inšpektorat Republike Slovenije za delo. Predlog delavcev za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence se lahko znova poda po preteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.

Novela ZEPDSV-A je na novo določila prekrške v zvezi z vodenjem evidenc in višine določenih glob. Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca.

Na novo so se določile globe za prekrške v zvezi s kršitvijo načina vodenja elektronske evidence o izrabi delovnega časa kot to določa 19.a oz. 19.b člen ZEPDSV:

• od 3.000 do 20.000 EUR za delodajalca - za pravno osebo, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost;
• od 1.500 do 8.000 EUR za manjšega delodajalca – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost;
• od 300 do 1.200 EUR za delodajalca posameznika;
• od 300 do 2.000 EUR za odgovorno osebo delodajalca pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter odgovorno osebo v državnem organu ali v lokalni skupnosti.

Glede na navedeno je nujno, da delodajalci izvedejo pravočasno prilagoditev evidenc o izrabi delovnega časa (do 20. 11. 2023) in se s tem izognejo morebitnim sankcijam zaradi kršitev in dodatnim obveznostim z uvedbo elektronskega načina vodenja evidenc o izrabi delovnega časa.