Delodajalci se pogosto znajdejo v situaciji, ko zaradi razpršenosti delovnopravne zakonodaje, nimajo urejenih aktov in evidenc, ki bi jih v skladu z veljavno delovnopravno zakonodajo morali imeti. V tem primeru jih lahko ob inšpekcijskem nadzoru doleti kazen. Inšpektorji najpogosteje pregledujejo ravno urejenost dokumentacije delodajalcev, zlasti tistih aktov, ki so zakonsko obvezni. S splošnimi akti delodajalca se natančneje urejajo pravice, obveznosti in odgovornosti delavca ter način in postopek njihovega uresničevanja.

Zelo pomembno je, da delodajalec spoštuje vsaj minimalne pogoje oziroma pravice delavcev, ki jih zahteva ZDR-1. Temu standardu bo najlažje zadostil, če bo sprejel vse obvezne splošne akte, ki jih predvideva zakonodaja in na predpisan način z njimi seznanil tudi delavce.

Pravilna objava aktov in seznanitev delavcev z njimi je enako pomembna kot sam sprejem akta. Ko delodajalec sprejme akt, ga mora objaviti (npr. na oglasni deski tako, da to vidijo vsi delavci), lahko se delavcem pošlje tudi po službeni elektronski pošti. Vsi akti morajo biti vedno na razpolago vsem delavcem na dostopnem mestu, na katerem se lahko delavci brez nadzora seznanijo z njihovo vsebino. Tako se bo delodajalec lahko v primeru morebitnih sporov na sodišču izognil očitku o nezakonitem delovanju napram delavcu, prav tako pa se delavec ne bo mogel sklicevati na to, da s svojimi pravicami in obveznostmi ni bil seznanjen.

Uvodoma pojasnjujem, da je že ob zaposlitvi delavca delodajalec dolžan pripraviti ustrezno pogodbo o zaposlitvi, ki jo mora delavcu pred podpisom pravočasno vročiti na vpogled. Delavca je potrebno ob zaposlitvi prijaviti v obvezna socialna zavarovanja, napotiti na zdravniški pregled in ga usposobiti za varno opravljanje dela.

Nadalje pa so predstavljeni tisti obvezni splošni akti in kadrovske evidence, ki jih je vsak delodajalec dolžan imeti skladno z veljavno delavnopravno zakonodajo.

Akt o sistematizaciji delovnih mest

Akt o sistematizaciji je temeljni splošni akt delodajalca, ki ureja sistematizacijo delovnih mest. Gre za organizacijski akt, ki ga je delodajalec dolžan sprejeti skladno z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1) in predstavlja temelj in podlago za učinkovito organizacijo celotnega delovnega procesa. Kot je to določeno v drugem odstavku 22. člena ZDR-1 je delodajalec dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Ta obveznost velja za vse delodajalce, ki zaposlujejo več kot 10 delavcev.

Akt o sistematizaciji predstavlja zelo koristno orodje. Z opisi posameznih delovnih mest je določena zahtevnost dela na posameznem delovnem mestu, opredeljene so naloge, ki jih mora zaposleni opravljati na določenem delovnem mestu, pogoji za opravljanje dela na delovnem mestu in druga pričakovanja oziroma zahteve. Tako je olajšano razmejevanje odgovornosti in pristojnosti med posameznimi delovnimi mesti.

Izpostavljam, da je zelo pomembno, da delodajalec akt o sistematizaciji oziroma kakršnokoli spremembo tega akta sprejme in z njegovo vsebino seznani delavce, še preden sprejme druge akte, ki morajo biti usklajeni z vsebino akta o sistematizaciji. Predvsem morajo biti z vsebino akta o sistematizaciji usklajene pogodbe o zaposlitvi, objave prostih delovnih mest in drugi splošni akti delodajalca. Delodajalec namreč ne sme skleniti pogodbe o zaposlitvi z osebo, ki ne izpolnjuje pogojev, navedenih v objavi prostega delovnega mesta, objavljeni pogoji pa morajo biti skladni s pogoji, ki so določeni v sistematizaciji. Tudi pred odpovedjo pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga (npr. zaradi prenehanja potrebe po opravljanju dela na določenem delovnem mestu) je potrebno pred postopkom odpovedi ustrezno spremeni akt o sistematizaciji. Enako velja v primeru premestitve javnega uslužbenca iz poslovnega razloga.

Izjava o varnosti z oceno tveganja

Po Zakonu o varstvu in zdravju pri delu (ZVZD-1) mora vsak delodajalec izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja za vsako delovno mesto. Izjava je zakonsko obvezen dokument za vsakega delodajalca, ne glede na število zaposlenih (tako za velika, majhna, srednja podjetja in ustanove ter tudi za samostojne podjetnike). Gre za pisno izjavo delodajalca, da izvaja vse potrebne ukrepe za zagotovitev varnosti in zdravja pri delu na področju preprečevanja nevarnosti in tveganja pri delu, obveščanja in usposabljanja delavcev, dajanja navodil, izvajanje ustrezne organiziranosti ter zagotavljanje potrebnih materialnih sredstev v ta namen.

V praksi se pogosto dogaja, da delodajalci narobe razumejo zakon in imajo za vsako delovno mesto urejeno le oceno tveganja, kar pa ni pravilno. Ocena tveganja je le del izjave o varnosti z oceno tveganja. Potrebno je imeti oboje. 

Če izjava o varnosti in ocena tveganja nista urejeni, lahko ZPIZ od podjetja zahteva povrnitev stroškov zdravljenja in bolniškega nadomestila za zaposlenega, v kolikor se je delavec poškodoval na delovnem mestu. Prav tako zakon za tovrstni prekršek določa kazen od 2.000,00 do 40.000,00 EUR.

Najbolj pomembna pa je seveda ustrezna implementacija ukrepov, ki temeljijo na oceni tveganja. Delodajalec mora izjavo o varnosti tudi ustrezno dopolnjevati ob vsakokratni spremembi v delovnem procesu, ki lahko vpliva na spremembo nevarnosti in tveganja. Delodajalec je odškodninsko odgovoren za škodo, ki delavcu nastane pri poškodbi na delovnem mestu. Če delodajalec dokaže, da je izdelal in sprejel izjavo o varnosti, s katero je določil način in ukrepe za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu, ter ukrepe tudi ustrezno izvajal na vsakodnevni ravni, bo imel večjo možnost, da se odškodninske odgovornosti razbremeni oziroma uspešno uveljavlja soprispevek delavca k nastali poškodbi, kadar ta ravna v neskladju s predpisi varnosti in zdravja pri delu. V sodni praksi je zaslediti številne primere, kjer delodajalci odškodninsko odgovarjajo za kršitve glede delovne in osebne varovalne opreme

Načrt promocije zdravja na delovnem mestu

Skladno z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) je vsak delodajalec dolžan zaposlenim zagotavljati promocijo zdravja na delovnem mestu. Za izvajanje promocije zdravja na delovnem mestu zakon ne predpisuje standardnega vzorca ali metode. V praksi se to praviloma izvede tako, da se načrtovanje promocije zdravja vključi kar v Izjavo o varnosti z oceno tveganja, lahko pa se sprejme ločen pravilnik.

Vsak delodajalec mora temeljna načela promocije zdravja prilagoditi svoji organizaciji in okoliščinam. V skladu s 6. in 32. členom ZVZD-1 pa so delodajalci obvezani ne le načrtovati, ampak tudi izvajati določene aktivnosti in ukrepe za ohranjanje in krepitev telesnega in duševnega zdravja delavcev. Aktivnosti se lahko izvajajo na različne načine, od športnih aktivnosti do tematskih predavanj. V praksi šteje, da delodajalec izpolni svojo obveznost že s tem, če pripravi in na vidno mesto izobesi razne vaje za razgibavanje.

Na podlagi 27. točke prvega odstavka 76. člena ZVZD-1 odgovarja delodajalec za prekršek z globo od 2.000 do 40.000 evrov, če v izjavi o varnosti z oceno tveganja ne načrtuje in ne določi promocije zdravja na delovnem mestu ter zanjo ne zagotovi potrebnih sredstev in ne opredeli načina spremljanja njenega izvajanja (prvi odstavek 32. člena ZVZD-1).

Pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu (mobing)

Ta pravilnik predpostavlja 23. in 24. člen Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) in je prav tako obvezen za vse delodajalce. Delodajalec mora sprejeti ukrepe za preprečevanje in odpravljanje raznih oblik nasilja, spolnega in drugega nadlegovanja ter pred trpinčenjem na delovnem mestu. O sprejetih ukrepih mora pisno obvestiti tudi delavce. Obveznost sprejema ukrepov, kot tudi pisno obveščanje delavcev, bo v praksi najlažje dokazal, če bo imel sprejet splošni akt v pisni obliki, torej pravilnik. V pravilniku mora določiti ukrepe za zaščito delavcev pred trpinčenjem, primeroma navesti ravnanja, ki lahko privedejo do trpinčenja, kako se naj izvajajo ukrepi, kakšne so možnosti delavca v primeru kršitev, na koga se lahko obrne in kako poteka postopek prijave mobinga. Priporočljivo je, da se znotraj podjetja določi zaupno osebo (t.i. pooblaščenca za mobing), ki bo zadolžen za sprejem prijav in bo osebo z izkušnjo mobinga informiral o postopkih, ki so mu na voljo ter ji pomagal pri nadaljnjem postopku.

V primeru spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenjem, lahko delavec poda izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi v skladu z osmo alinejo 1. odstavka 111. člena ZDR-1. Hkrati lahko uveljavlja tudi odškodninski zahtevek, pri čemer je dokazno breme v teh primerih na delodajalcu. Delavec bo moral le navajati dejstva, ki opravičujejo domnevo, da je prišlo do mobinga, delodajalec pa je tisti, ki bo moral dokazati, da ni šlo za nedopustno ravnanje.[1]

Pravilnik o prepovedi dela pod vplivom alkohola, drog in drugih substanc – s postopki preverjanja

Prepoved dela pod vplivom alkohola, drog in drugih substanc določa 51. člen ZVZD-1. Delavec ne sme delati ali biti prisoten na delovnem mestu, če je pod vplivom teh substanc. Kljub temu, da prepoved zavezuje delavca, pa je delodajalec tisti, ki mora poskrbeti, da se takega delavca odstrani iz delovnega mesta, sicer je v prekršku in ga lahko pristojni inšpektor kaznuje z globo od 2.000,00 EUR do 40.000,00 EUR. V primeru suma, da je delavec pod vplivom raznih substanc, lahko delodajalec psihofizično stanje delavca ugotavlja le po postopku in na način, ki je vnaprej določen z internim aktom delodajalca. V praksi je torej najbolje, da delodajalec sprejme pravilnik, v katerem opredeli postopek in način preverjanja, ali je delavec pod vplivom alkohola ali drugih prepovedanih substanc. V pravilniku lahko delodajalec določi več načinov preverjanja prisotnosti alkohola ali drog, tudi naključno (nenapovedano) testiranje. Opozarjam, da je zelo pomembno, da je sam postopek ugotavljanja prisotnosti alkohola ali drugih substanc, postopkovno pravilno izveden, saj se bodo le na ta način pridobili zakoniti dokazi, ki bodo zdržali morebitno sodno presojo na sodišču. Dejstvo, da delavec pride na delo oziroma je prisoten na delu pod vplivom alkohola, predstavlja hujšo kršitev delovnih obveznosti in utemeljen razlog za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi po 110. členu ZDR-1. V vsakem primeru posebej pa je potrebno presojati, ali je bila kršitev delavca tako huda, da utemeljuje izrek take sankcije, saj gre za precej skrajen in hud poseg v eksistenco zaposlenega.[2]

Preizkus alkoholiziranosti lahko zakonito izvede le ustrezno strokovno usposobljena oseba. Inšpektorji za delo niso pristojni za izvedbo teh postopkov, zato se delodajalci za ugotavljanje alkoholiziranosti poslužujejo zunanjih služb, zelo pogosto zasebnih detektivov. Ti imajo pooblastilo za opravljanje tovrstnih preizkusov že na podlagi Zakona o detektivski dejavnosti. Izvedba postopka preizkusa je sicer mogoča le ob soglasju delavca. V kolikor delavec odkloni testiranje, lahko delodajalec to dejstvo dokazuje z drugimi dokaznimi sredstvi, npr. z izpovedbami prič. Mora pa biti tudi tak način ugotavljanja alkoholiziranosti vnaprej predviden v pravilniku.

Pravilnik o računovodstvu

Ta pravilnik je obvezen za vse delodajalce, ki so pravne osebe. Urejen je v 4. členu Zakona o računovodstvu (ZR), ki določa, da morajo pravne osebe s pravilnikom podrobneje urediti način sestavljanja knjigovodskih listin, vrste knjigovodskih listin, odgovornost za sestavo, gibanje in kontrolo knjigovodskih listin ter njihovo hranjenje v skladu z ZR in računovodskimi standardi.

Pravilnik o davčnem potrjevanju računov

Podjetja, ki poslujejo z gotovino in so zavezana k izdajanju računov so dolžna skladno z Zakonom o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) sprejeti tudi pravilnik, ki ureja postopek izdaje računov pri gotovinskem poslovanju oziroma izdajanju računov z uporabo vezane knjige.

Evidence na področju dela in socialne varnosti

Poleg zgoraj navedenih splošnih aktov delodajalca pa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) delodajalcem nalaga še obveznost vodenja različnih evidenc. Skladno z 12. členom ZEPDSV je delodajalec dolžan voditi evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Za vsako od teh evidenc ZEPDSV določa tudi podatke, ki jih mora posamezna evidenca vsebovati. Zakon ne določa oblike ali načina vodenja evidenc, zato je delodajalec prost pri tem, v kakšni obliki in na kakšen način bo evidence vodil. V praksi se delodajalci najpogosteje odločajo za elektronski način vodenja evidenc, saj je to zagotovo najbolj priročno.

Sklepno

Zgoraj navedeni splošni akti, ki so za delodajalca obvezni in jih ta mora sprejeti, morajo biti usklajeni tudi z ZDR-1 in kolektivnimi pogodbami, ki zavezujejo delodajalca. Z akti je mogoče pravice in obveznosti delavcev urejati le ugodneje, kot so določene v zakonu ali kolektivni pogodbi. Zato je zelo pomembno, da delodajalec vsebino aktov pripravi individualno in se ne poslužuje brezplačno dostopnih vzorcev, ki niso prirejeni specifikam njegovega dela. Le na ta način bo imel zadeve ustrezno zakonsko urejene in se bo izognil raznim globam v primeru inšpekcijskega nadzora, ki so predpisane v znesku okvirno od 2.000,00 EUR do 40.000,00 EUR za podjetje in še dodatno za odgovorno osebo. Prav tako bodo dobro pripravljeni splošni akti olajšali morebitno dokazovanje ustreznega izpolnjevanja obveznosti delodajalca v primeru delovnopravnih sporov.