Skrbni pregled delovnopravnih razmerij v družbi

Ob upoštevanju nenehnih sprememb zakonodaje, tudi na področju delovnega prava, se delodajalec lahko upravičeno vpraša, ali so pogodbe in pravilniki, ki jih ima njegova družba, še aktualni. V ta namen je smiselno na določeno daljše obdobje izvesti skrbni pregled delovnopravnih razmerij v družbi, na podlagi katerega se lahko označijo pomanjkljivosti in pripravijo dopolnitve. Izvedba predhodnega skrbnega pregleda delovnopravnih razmerij v posamezni gospodarski družbi lahko pripelje do pomembnih ugotovitev, hkrati pa se najdejo rešitve, s katerimi se delodajalci izognejo problemom v prihodnosti. S poročilom skrbnega pregleda delovnopravnih razmerij se podajo ugotovitve in priporočila v zvezi z ugotovitvami skrbnega pregleda.

Ob upoštevanju nenehnih sprememb zakonodaje, tudi na področju delovnega prava, se delodajalec lahko upravičeno vpraša, ali so pogodbe in pravilniki, ki jih ima njegova družba, še aktualni. V ta namen je smiselno na določeno daljše obdobje izvesti skrbni pregled delovnopravnih razmerij v družbi, na podlagi katerega se lahko označijo pomanjkljivosti in pripravijo dopolnitve.

Izvedba predhodnega skrbnega pregleda delovnopravnih razmerij v posamezni gospodarski družbi lahko pripelje do pomembnih ugotovitev, hkrati pa se najdejo rešitve, s katerimi se delodajalci izognejo problemom v prihodnosti. S poročilom skrbnega pregleda delovnopravnih razmerij se podajo ugotovitve in priporočila v zvezi z ugotovitvami skrbnega pregleda.

Skrbni pregled seveda ne more razkrivati vseh slabosti, zagotovo pa se odkrijejo vse tiste očitne pomanjkljivosti, s katerimi se delodajalca seznani z namenom, da jih odpravi, poročilo pa je delodajalcu v pomoč, da izpolni svoje obveznosti in odgovornosti s področja delovnega prava. Poročilo skrbnega pregleda največkrat služi kot informacija delodajalcu, kako postopati v kritičnih primerih in kako se izogniti zapletom v prihodnje.

Običajno je, da se v poročilo skrbnega pregleda vnesejo priporočila glede na stopnjo pomembnosti:

  • zelo pomembno – kar pomeni, da je potrebna takojšnja reakcija;
  • srednje pomembno – kar pomeni, da mora biti področje, ki je izpostavljeno, obravnavano v čim krajšem roku;
  • manj pomembno – gre za področje, ki naj bo obravnavano s strani poslovodstva, ki se naj do njega opredeli.

Pomembne ugotovitve morajo biti opredeljene kot zelo pomembne. Zelo pomembna vprašanja zadevajo velika tveganja pri poslovanju, zato jih je potrebno obravnavati nemudoma. Srednje pomembna vprašanja sicer ne zahtevajo takojšnje reakcije, vendar pa je primeren nasvet, da se jih obravnava v čim krajšem roku. Manj pomembne ugotovitve naj poslovodstvo obravnava z namenom krepitve preventive.

V sklopu skrbnega pregleda delovnopravnih razmerij se običajno začne s pregledom postopka zaposlovanja novih delavcev, saj je potrebno ugotoviti, ali dejansko izvajani postopki v družbi sledijo zakonskim pravnim pravilom na tem področju.

Bistvene faze postopka zaposlovanja so:

  • postopek objave prostega delovnega mesta,
  • postopek izbire kandidatov,
  • obveznost odgovora neizbranemu kandidatu,
  • postopek v zvezi s seznanitvijo delavca o osnutku pogodbe o zaposlitvi pred nastopom dela,
  • prijava v socialno zavarovanje.

Zanimivo je, da mora vsak pogodba o zaposlitvi biti s strani delavca podpisana kar trikrat. Izbranemu kandidatu, ki z družbo sklepa delovno razmerje, se mora posredovati osnutek pogodbe o zaposlitvi , prejem osnutka pogodbe o zaposlitvi pa mora podpisati. Drugi podpis je tisti, s katerim delavec sklene pogodbo, s tretjim podpisom pa mora delavec potrditi, da je prejel izvod podpisane pogodbe o zaposlitvi.

Ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi mora delavec svojemu delodajalcu sporočiti kraj stalnega bivališča, pri tem pa se delodajalcu priporoča, da naredi vzporedno kontrolo sporočenega kraja glede na stalno bivališče delavca navedenega v osebni izkaznici. Delodajalec mora delavcu povrniti stroške za prevoz na delo od kraja dejanskega bivanja do delovnega mesta, vse ostale navedbe kraja bivanja delavca pa so že goljufije.

Večina delodajalcev pozabi pri pogodbah za določen čas navesti zakonski razlog za sklenitev delovnega razmerja zgolj za določen čas. ZDR-1 izrecno našteva v katerih primerih je mogoče skleniti delovno razmerje za določen čas, saj bi to morala biti izjema, na splošno pa naj bi delodajalci zaposlovali delavce za nedoločen čas.

Delodajalci morajo paziti, da pri večkratnih zaporednih zaposlitvah za določen čas ne pride veriženje pogodb o zaposlitvi, ki bi trajalo več kot 2 leti, kar je z zakonom nedopustno. Delavci, ki imajo zapovrstjo sklenjenih več pogodb o zaposlitvi  v skupnem obdobju več kot 2 leti, so dejansko zaposleni že za nedoločen čas in lahko zahtevajo sklenitev pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas.

Pri pregledu individualnih pogodb o zaposlitvi se običajno ugotovi, da manjka navedba, da se pogodba sklepa za vodilno delovno mesto skladno s 74. členom ZDR-1. V pogodbah o zaposlitvi se glede odpovednega roka delodajalec lahko sklicuje na ZDR-1.

Ob pregledu kadrovske dokumentacije se mnogokrat ugotovi, da delodajalec za določeno delo, namesto zaposlitve, z delavcem sklene pogodbo o opravljanju dela oz. izvajanju storitev, ki to opravlja preko s.p. Pri natančnejšem pregledu vsebine in narave takšnega dela ter načina izvajanja storitev pa se ugotovi, da omenjene osebe izvajajo storitev na način, ki ima vse znake delovnega razmerja.  V tem primeru gre za ekonomsko odvisne osebe, inšpektor oziroma davčni organ pa bi lahko takšno delo okvalificiral za delovno razmerje in delodajalcu naložil plačilo davkov in prispevkov za takšnega delavca za preteklih 5 let.

V skrbni pregled delovnopravnih razmerij v družbi spada tudi pregled različnih pravilnikov, ki jih delodajalci morajo imeti. Pravilniki morajo biti redno posodabljani, saj se spreminja zakonodaja, pa tudi dejanske okoliščine v družbi. Ob posodobitvi pravilnikov je potrebno ustrezno uskladiti pravilnike z aktualno zakonodajo.

Morda je pri večini družb še največ nepravilnosti in nespoštovanja predpisov na področju zdravja pri delu. Krovni zakon, ki ureja to področje je Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1). Na podlagi 17. člena tega zakona morajo podjetja imeti izdelano izjavo o varnosti z oceno tveganja. V oceno tveganja morajo biti vključena vsa delovna mesta pri delodajalcu.

Prav tako morajo vsi zaposleni imeti opravljen zdravniški pregled, delodajalec pa mora poskrbeti, da delavci redno opravljajo usposabljanje iz varnosti pri delu in požarne varnosti, kar je tudi določeno v ZVZD-1.